認定NPO法人をめざすNPO法人とお話ししてきました。寄付にもマーケティングが必要です。そのお礼状を書く際に参考になるブログを見つけましたのでご紹介致します。

認定NPO法人をめざすNPO法人とお話ししてきました。寄付にもマーケティングが必要です。そのお礼状を書く際に参考になるブログを見つけましたので、以下にご紹介致します。

http://blog.canpan.info/hijichomoku/archive/776

寄付を頂いた際には、「お礼」「報告」「特典」が必要です。中でも、お礼と報告は最低のエチケット/マナーでもあり、必須と言っても過言ではありません。金額の多寡に関わらず、何かしらのかたちでお礼をします。また、頂いた寄付を何に使ったのかという使途やその成果についても、団体HPや活動報告書などで報告しなければなりません。

この記事では、寄付者に喜ばれるお礼状(thank-you letter)を作成する際に注意するべき13のポイントについて解説しています。英語のお礼状についてなので、そのまま日本語でのお礼状作成に転用することはできませんが、日英関係なく、エッセンスとして有益なものもありますのでご覧ください。

(1)寄付を受け取ったことを通知しなかったり、お礼状を送るまでに時間がかかり過ぎているNPOも多くいるが、お礼状は1通ほど確実に送る。

(2)寄付を受け取った後、心のこもったパーソナルなお礼状を送るのに5日~7日かけるのと、48時間以内に定型フォーマットの淡白なお礼状を送るのとでは、前者の方が効果は高い。但し、1週間以上間を空けないこと。

(3)宛名は、“Dear Friend”などではなく、“Dear Lisa”“Dear Mr. and Mrs. Smith”のようなパーソナルな呼び掛けにする。

(4)文頭は、単にお礼を伝えるありきたりの表現(例えば、“Thank you so much for~~”)ではなく、相手を惹き付けるような表現にする。
※実際の文例はこちらを参照

(5)寄付者から頂いた具体的な金額を記載する。

(6)寄付の状況を考慮した内容にする。例えば、リピート寄付の場合は過去の寄付に対するお礼を加えたり、過去の全ての金額を記載するようにする。また、会員更新や特定の祝祭日を対象としたキャンペーン、建物の建設など、寄付の対象(理由)が明確な場合はその対象に触れる。

(7)次回のニュースレターなど、次に団体側からコンタクトをする方法やタイミングを伝える。
【例】“In your upcoming member newsletter, we’ll keep you posted on the many good things you’re making possible.”

(8)寄付者が団体にコンタクトできるように電話番号を記載する。また、Eメールアドレスを記載する場合は、団体の代表アドレスではなく、担当者の個人アドレスを記載する。

(9)お礼状に余白がある場合、WEBサイトへ誘導する記述を入れる。
【例】“Keep up with all the ways you’re helping at yourorg.org.”

(10)PS(postscript:追伸)として、季節の挨拶、訪問する機会など、何かしら新しい、時宜を得たメッセージを追記する。

(11)団体代表や事務局長など、団体のトップの名前でお礼状を作成するとともに、可能な限り、手書きで署名する。お礼状が多過ぎる場合は、寄付金額に応じて、どこまでを手書き/電話にするのかを決定する。

(12)プロフェッショナルなレベルで仕上げる。
・文章は、標準的なサイズの用紙の片面に、3~4つの段落とPS(追伸)を含んだ簡潔なものにする。
・税額控除の可能性について記載する。
・“we”“our”ではなく、“you”を主語にした表現にする。
・“thank you”を1回以上記載する。
・頂いた寄付の使途や成果に触れる。【例】“all your gift makes possible…”
・スペルチェッカーで確認の上、印刷し、声に出して一語ずつ読んで確認する。

(13)お礼状でしても良いことと良くないことを理解する。
・更なる寄付を求めてはならないが、返信用封筒を添付するのは可。
・マンスリー寄付や他の寄付プログラムへのアップグレードを依頼しない。
・ボランティア、プログラムへのツアー参加、訪問、フィードバックの依頼、イベントへの参加など、お金以外の要望は盛り込む。

こうしてみると、英語と日本語の違いはあれど、随分日本語でのお礼状作成に活用できるものがありますね。寄付を頂いたら適切な方法でお礼をするのは万国共通ということですね。

【2015/03/04 THE CHRONICLE OF PHILANTHROPY記事参照】

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